農經(jīng)發(fā)〔2010〕12號《國家農業(yè)部國家檔案局關(guān)于加強農村土地承包檔案管理工作的意見(jiàn)》

國家農業(yè)部國家檔案局關(guān)于加強農村土地承包檔案管理工作的意見(jiàn)

農經(jīng)發(fā)〔2010〕12號

各省、自治區、直轄市農業(yè)（農牧）廳（委、局、辦、）、檔案局，新疆生產(chǎn)建設兵團農業(yè)局、檔案局：

農村土地承包檔案管理是農村土地承包管理十分重要的基礎工作，事關(guān)黨的農村土地承包政策的貫徹落實(shí)，事關(guān)農民土地承包權益的維護保障。長(cháng)期以來(lái)，各級農業(yè)和檔案管理部門(mén)認真貫徹落實(shí)檔案法律法規，積極采取有效措施，加強農村土地承包檔案的收集管理，為做好農村土地承包工作打下了堅實(shí)的基礎。但近年來(lái)，隨著(zhù)城鄉一體化和農業(yè)現代化進(jìn)程加快，農村土地承包檔案的保護和管理面臨著(zhù)許多新情況和新問(wèn)題，有的地方土地承包和流轉的文件材料未能及時(shí)立卷歸檔，存在著(zhù)丟失危險；有的地方在機構調整和人員變動(dòng)中檔案移交不到位，存在著(zhù)遺失問(wèn)題；有的地方土地承包檔案保管條件簡(jiǎn)陋，存在著(zhù)損毀現象；有的地方土地承包管理不規范，存在著(zhù)歸檔材料書(shū)寫(xiě)不規范等情況。這既不符合檔案法律法規的規定，又不符合農村土地承包管理規范化、制度化的要求，也給穩定農村土地承包關(guān)系并長(cháng)久不變帶來(lái)不利影響。為進(jìn)一步加強農村土地承包檔案管理工作，現提出如下意見(jiàn)：

一、高度重視農村土地承包檔案管理工作

農村土地承包檔案是在實(shí)施農村土地承包、流轉及糾紛調解仲裁過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同形式和載體的歷史記錄，是貫徹落實(shí)黨和國家農村土地承包法律政策的重要歷史見(jiàn)證，是廣大基層干部和農民群眾實(shí)施土地承包實(shí)踐活動(dòng)的真實(shí)記錄，是依法落實(shí)和維護農民土地承包權益的重要依據。土地承包檔案如果遺失、損毀或者遭到破壞，將給農村土地承包管理工作帶來(lái)重大損失，給維護農民土地承包權益工作帶來(lái)重大影響。在城鄉一體化加快發(fā)展、新農村建設穩步推進(jìn)的新形勢下，城鄉建設頻繁征占用農戶(hù)承包地，農戶(hù)土地承包狀況時(shí)常發(fā)生變動(dòng)；鄉鎮機構改革重組和鄉村區劃調整，土地承包管理機構和人員也發(fā)生重大變化。這既擴大了檔案管理的內容和范圍，又增加了檔案管理工作的任務(wù)和難度，迫切需要加強農村土地承包檔案管理工作，及時(shí)收集歸檔，妥善保管，同時(shí)積極開(kāi)發(fā)檔案信息資源，充分滿(mǎn)足各方面的需要。

各級農村土地承包和檔案管理部門(mén)要充分認識新形勢下加強農村土地承包檔案管理的重要性和緊迫性，把農村土地承包檔案管理工作納入重要工作日程，切實(shí)增強責任意識和憂(yōu)患意識，加強管理，落實(shí)責任，確保農村土地承包檔案的完整與安全，為貫徹落實(shí)農村土地承包法律政策，妥善解決農村土地承包經(jīng)營(yíng)糾紛，依法維護農民土地承包權益奠定堅實(shí)的基礎。

二、準確把握農村土地承包檔案管理原則

農村土地承包管理部門(mén)要在檔案行政管理部門(mén)的監督和指導下，嚴格執行檔案工作法律法規，切實(shí)加強農村土地承包檔案管理，明確管理要求，健全規章制度，落實(shí)崗位職責，強化監督檢查。具體工作中要準確把握以下原則：

（一）堅持統一領(lǐng)導。農村土地承包檔案工作是事關(guān)黨的農村基本政策、國家農村基本經(jīng)營(yíng)制度和農民核心經(jīng)濟利益的一項十分重要的基礎工作。各級農村土地承包管理部門(mén)必須嚴格執行農村土地承包與檔案法律法規和規定，在當地黨委政府的領(lǐng)導下，在檔案行政管理部門(mén)的監督指導下，實(shí)行統一領(lǐng)導，統一制度，統一標準規范。

（二）堅持分級管理。加強農村土地承包檔案管理是各級農村土地承包管理部門(mén)的重要職責，也是農村集體經(jīng)濟組織和村（居）民委員會(huì )的重要任務(wù)。各級農村土地承包管理部門(mén)是本級農村土地承包檔案的形成機關(guān)，也是管護工作的第一責任人，要按照檔案工作的標準和要求，認真抓好本級農村土地承包檔案的收集、整理、保管和利用等工作，并監督、指導和幫助基層特別是鄉鎮土地承包管理機關(guān)和農村集體經(jīng)濟組織、村（居）民委員會(huì )加強農村土地承包檔案管理。

（三）堅持集中保管。農村土地承包檔案是各級農村土地承包管理部門(mén)檔案全宗中不可分割的重要組成部分，必須由檔案形成單位集中保存，科學(xué)管理，不得分散。各級農村土地承包管理部門(mén)，特別是縣級農村土地承包管理部門(mén)和鄉鎮農村土地承包管理機關(guān)，要按照國家有關(guān)規定，配備檔案管理設施設備，改善檔案保管條件，確保農村土地承包檔案有專(zhuān)人管理、有專(zhuān)柜存放、有專(zhuān)用檔案室保管。

（四）堅持科學(xué)分類(lèi)。農村土地承包管理工作形成的歷史記錄種類(lèi)繁多、內容豐富。一般可分為：文書(shū)（綜合）類(lèi)、合同類(lèi)、確權登記類(lèi)、糾紛調處類(lèi)等。各單位在收集、整理并形成檔案過(guò)程中，要根據本部門(mén)、本單位的職能分工和工作實(shí)際，本著(zhù)工作需要和使用方便的原則，科學(xué)分類(lèi)，建立分類(lèi)歸檔制度。

三、建立健全農村土地承包檔案管理制度

依據農村土地承包和檔案管理法律政策規定，加快建立健全土地承包檔案管理各項制度，確保土地承包檔案內容真實(shí)有效、信息完整、實(shí)體安全。

（一）明確歸檔范圍。農村土地承包應歸檔的材料主要包括：各種會(huì )議材料、文件、規劃、方案、報告、檢查記錄、計劃總結、統計匯總材料和電子聲像材料等，由主辦單位歸檔保存；承包土地調整方案批件、土地承包經(jīng)營(yíng)權登記申請書(shū)、土地承包經(jīng)營(yíng)權登記簿、土地承包經(jīng)營(yíng)權空間位置圖、土地承包情況匯總清冊、土地承包經(jīng)營(yíng)權權屬證明文件、現場(chǎng)勘界確認材料、公告材料、登記核準文件、登記臺帳、權屬變更登記材料、登記發(fā)證原始材料、登記管理信息系統備份等，由縣級人民政府農村土地承包管理部門(mén)歸檔保存；土地承包（流轉）合同、承包土地調整方案審核意見(jiàn)等檔案材料，由鄉鎮人民政府農村土地承包管理機關(guān)歸檔保存；土地承包工作小組名單、土地承包方案、承包土地調整方案、村民會(huì )議或村民代表會(huì )議關(guān)于土地承包問(wèn)題的決議（意見(jiàn)）和會(huì )議記錄、土地承包臺賬、土地承包（流轉）情況統計表、土地承包（流轉）合同及備案（同意）的原始材料、承包土地轉讓?zhuān)ɑQ）申請書(shū)、土地流轉委托書(shū)等檔案材料，由村（居）民委員會(huì )或農村集體經(jīng)濟組織歸檔保存；土地承包問(wèn)題信訪(fǎng)、調解仲裁土地承包經(jīng)營(yíng)糾紛形成的原始記錄及調處文書(shū)等文件材料，由受理機關(guān)和單位歸檔保存。不具備安全保管條件的，應將檔案材料整理后，移交本部門(mén)（機關(guān)）檔案部門(mén)歸檔保存。

（二）明確保管期限。保管期限定為永久、定期兩種。土地承包方案、承包土地調整方案、土地承包臺帳、土地承包（流轉）合同、土地承包經(jīng)營(yíng)權登記簿及原始材料和文書(shū)及空間位置圖、糾紛調解仲裁文書(shū)、權屬證明文件及重要聲像材料等應定為永久保管。本機關(guān)、本單位政策性文件，重要會(huì )議、重大活動(dòng)、重要業(yè)務(wù)文件，重要問(wèn)題的請示與批復，重要報告、總結、統計、匯總材料，重要合同協(xié)議、憑證性文件材料，重要業(yè)務(wù)問(wèn)題的往來(lái)文書(shū)等，也應定為永久保管。上級機關(guān)頒發(fā)的需要本機關(guān)、本單位貫徹執行的文件和一般職能活動(dòng)形成的一般性、過(guò)程性文件可定為定期保管，定期一般分為30年和10年。

（三）注重檔案形成質(zhì)量。按照檔案管理規范要求，嚴把檔案材料形成關(guān)。凡需要歸檔的文件材料要確保真實(shí)有效，做到字跡工整、數據準確、圖樣清晰，簽字蓋章、日期等具有法律效用的標識完整齊備；使用的書(shū)寫(xiě)材料、紙張和裝訂材料等符合檔案保護的要求；照片、聲像及其他非紙質(zhì)材料要配以相應的目錄和說(shuō)明文字，并確保載體有效；重要的電子文件使用不可擦寫(xiě)光盤(pán)，并制成紙質(zhì)拷貝保存。歸檔材料應為原件，需以復制件歸檔的，應由經(jīng)辦人核準，并說(shuō)明理由，注明原件存放處。

（四）規范檔案收集整理。建立健全檔案管理制度，落實(shí)崗位職責，加強土地承包檔案的收集整理。已辦理完畢需歸檔的文件材料應及時(shí)歸檔，任何組織和個(gè)人不得據為己有或者拒絕歸檔。文書(shū)（綜合）類(lèi)文件材料，按年度整理歸檔；土地承包（流轉）合同、糾紛調解仲裁案卷、確權和登記檔案材料，按照合同、調解仲裁申請標的和權利人分別整理保管，在相關(guān)工作完成后及時(shí)歸檔；權屬發(fā)生變化時(shí)，應及時(shí)補充變更材料和原始記錄。整理歸檔后，應編制檔案檢索目錄。

（五）確保檔案保管安全。要把土地承包檔案管理責任落實(shí)到崗、到人，根據工作需要配備檔案庫房或檔案專(zhuān)柜及相應的設施設備，采取各種防范措施，切實(shí)做好防火、防盜、防潮、防塵、防光、防污染、防鼠、防蟲(chóng)霉等工作，確保檔案安全。村組檔案應指定專(zhuān)人進(jìn)行保管，對不具備檔案安全保管條件的可由鄉鎮代為保管?？h鄉兩級檔案要按照國家有關(guān)法律法規規定，在保管一定期限后及時(shí)向縣級國家綜合檔案館移交。不具備檔案安全保管條件的單位，可提前移交。涉及國家秘密的，檔案保管和利用要符合國家有關(guān)涉密文件檔案管理的規定。

（六）強化檔案利用服務(wù)。農村土地承包檔案保管單位應當按照有關(guān)規定，為社會(huì )提供利用服務(wù)。要制定農村土地承包檔案利用管理制度，在提供檔案利用服務(wù)時(shí)，不得損害國家安全和利益，不得損害社會(huì )和其他組織的利益，不得侵犯他人合法權益，不得收取除復制成本費外的其他費用。檔案移交單位利用有關(guān)檔案資料時(shí)，各級國家綜合檔案館應做好服務(wù)工作，并為查閱檔案提供便利條件。

（七）推進(jìn)檔案信息化管理。各級土地承包管理部門(mén)和檔案保管單位要積極爭取資金，配備必要的計算機及其他相關(guān)設備，與農村土地承包經(jīng)營(yíng)權登記管理系統相結合，建立農村土地承包檔案信息管理平臺，對農村土地承包檔案信息實(shí)行動(dòng)態(tài)化管理，豐富檔案信息資源，實(shí)現更大范圍的農村土地承包檔案信息資源共享。

四、切實(shí)加強對農村土地承包檔案管理工作的領(lǐng)導

加強農村土地承包檔案管理，是貫徹落實(shí)黨的農村基本政策的基礎工作，是確?，F有土地承包關(guān)系穩定并長(cháng)久不變的重要工作。各級農村土地承包管理部門(mén)和檔案行政管理部門(mén)要高度重視，切實(shí)加強組織領(lǐng)導，保證檔案管理必需的人員、經(jīng)費和設施條件，為農村土地承包檔案管理工作順利開(kāi)展提供有力保障。

（一）強化檔案意識。各級農村土地承包管理部門(mén)要牢固樹(shù)立檔案管理意識，高度重視農村土地承包工作中文件材料的形成和歸檔，從源頭上有效防止歸檔工作的隨意性。要本著(zhù)對黨和國家、對人民和事業(yè)高度負責的精神，準確把握新形勢下農村土地承包檔案管理面臨的新特點(diǎn)、新要求，抓緊研究制定相關(guān)業(yè)務(wù)規范和標準，建立健全分級負責、層層落實(shí)的土地承包檔案管理工作制度。

（二）加強管理指導。各級農村土地承包管理部門(mén)要扎實(shí)地做好本級土地承包檔案管理工作，建立檔案工作領(lǐng)導人負責制和檔案管理人員責任制，配備業(yè)務(wù)素質(zhì)高、工作責任心強的人員負責檔案管理，健全各項工作制度。要按照確?，F有土地承包關(guān)系穩定并長(cháng)久不變的要求，結合開(kāi)展延包后續完善、土地承包經(jīng)營(yíng)權登記試點(diǎn)、土地承包經(jīng)營(yíng)權流轉服務(wù)等活動(dòng)，開(kāi)展現有土地承包檔案材料清理檢查工作。未立卷的要盡快立卷，缺損、殘破的要盡快修補，遺失、損毀的要盡快采取措施補救。要加強對下級單位的監督指導，派出專(zhuān)業(yè)人員指導基層建檔工作，組織開(kāi)展多種形式的培訓活動(dòng)，提高土地承包檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能和水平。各級檔案行政主管部門(mén)要積極主動(dòng)為土地承包檔案管理工作提供業(yè)務(wù)咨詢(xún)和技術(shù)服務(wù)，支持和幫助土地承包檔案管理人員提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。

（三）加強監督檢查。各級農村土地承包管理部門(mén)和檔案行政管理部門(mén)要相互配合，建立經(jīng)常性的監督檢查機制。在結合日常工作進(jìn)行督促檢查的同時(shí)，市、縣兩級要定期組織檢查，特別要加大對鄉(鎮)和村級檔案工作的指導督查力度，防止土地承包檔案損毀和丟失。對執行檔案管理法律法規不力、管理工作不到位的要限期整改；發(fā)現有檔不歸，擅自損毀、涂改、隱匿檔案的單位和個(gè)人，依法追究責任。要注意發(fā)現和總結各地的典型事跡和先進(jìn)經(jīng)驗，通過(guò)多種形式，加大宣傳和交流。對檔案管理和保護作出突出貢獻的單位和個(gè)人，要及時(shí)予以表?yè)P和獎勵。

各地可根據以上意見(jiàn)，結合本地實(shí)際，制訂農村土地承包檔案管理辦法。

二○一○年九月二十五日

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