粵司〔2019〕20號《廣東省行政執法檔案管理辦法（試行）》全文

廣東省司法廳廣東省檔案局關(guān)于印發(fā)行政執法檔案管理辦法（試行）的通知






粵司〔2019〕20號

各地級以上市人民政府，各縣（市、區）人民政府，省有關(guān)單位：

根據《法治政府建設實(shí)施綱要（2015-2020年）》《廣東省法治政府建設實(shí)施綱要（2016-2020年）》要求，為了適應“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)服務(wù)”背景下加強行政執法檔案規范化管理的需要，充分發(fā)揮檔案工作在行政執法中的基礎性、支撐性、服務(wù)性作用，現將《廣東省行政執法檔案管理辦法（試行）》印發(fā)你單位，請予執行。



附件：廣東省行政執法檔案管理辦法（試行）



 

廣東省司法廳

廣東省檔案局

2019年1月9日



 

廣東省行政執法檔案管理辦法（試行）

 

第一章  總 則

第一條  為了加強和規范行政執法檔案管理，充分發(fā)揮檔案工作在行政執法中的基礎性、支撐性、服務(wù)性作用，根據《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國行政許可法》《中華人民共和國行政強制法》《中華人民共和國行政處罰法》《廣東省檔案條例》等有關(guān)法律法規，結合本省實(shí)際，制定本辦法。

第二條  本辦法適用于本省行政執法檔案的形成與收集、整理與歸檔及其他管理工作。法律、法規、規章或者國家部委文件另有規定的，從其規定。

本辦法所稱(chēng)行政執法，是指行政執法主體依法履行行政處罰、行政許可、行政強制、行政征收、行政征用、行政給付、行政確認、行政登記、行政裁決、行政檢查等行政職責的行為。

本辦法所稱(chēng)行政執法檔案，是指行政執法主體在實(shí)施行政執法過(guò)程中直接形成的、反映執法活動(dòng)情況、有保存價(jià)值的各種行政執法文書(shū)、證據等歷史記錄，包括通過(guò)行政執法信息系統形成的行政執法電子檔案。

第三條  縣級以上檔案主管部門(mén)、司法行政部門(mén)根據各自職能，對本行政區域內行政執法主體的行政執法檔案管理工作進(jìn)行監督、指導。

各行政執法主體應當建立健全行政執法檔案的收集、整理、歸檔等行政執法檔案管理制度，負責本單位行政執法檔案的日常管理工作。

第四條  行政執法主體應當加強行政執法信息化建設，將行政執法活動(dòng)納入行政執法信息化系統和檔案管理系統，逐步實(shí)現行政執法案件網(wǎng)上辦理、行政執法檔案存量數字化和增量電子化管理。
 

第二章  歸檔管理

第五條  行政執法案件承辦人員應當在行政執法事項辦結后3個(gè)月內完成材料收集和整理，制作歸檔材料目錄清單，并按本單位檔案管理規定移交歸檔。

第六條  行政執法檔案的歸檔、整理，原則上實(shí)行一案一件（卷），根據行政執法行為種類(lèi)，按照年度、機構或者問(wèn)題排列。

材料多的行政執法檔案，可以一案多件（卷），每件（卷）單獨編件（卷）號。

適用簡(jiǎn)易程序或者行政檢查等形成材料較少的行政執法檔案，可以集中歸檔、整理，實(shí)行多案一卷（件）。

行政處罰過(guò)程中的行政檢查、行政強制措施或者行政強制執行文書(shū)材料，可以歸入行政處罰卷宗，不單獨整理。

第七條  歸檔材料應當內容真實(shí)、簽署完備、印鑒齊全，任何人不得涂改、偽造、損毀執法案件材料。

行政執法案件承辦機構、承辦人員對歸檔材料的完整性、準確性和系統性情況負責，檢查歸檔材料是否齊全、完整、準確。歸檔材料遺漏或者不符合要求的，應當補正。

對于歸檔材料中的復印件、影印件、抄錄本，與原件核對無(wú)誤的，加蓋“本件與原件相符”字樣的證明章，注明日期、證據出處，并由有關(guān)執法人員簽名；依有關(guān)規定未核對原件，或者僅對材料信息進(jìn)行其他形式核驗的，無(wú)需加蓋該類(lèi)證明章。

移交歸檔后，歸檔材料確需變更、補正的，應當報分管領(lǐng)導同意，并作補正說(shuō)明。

第八條  行政執法檔案的歸檔范圍，由各行政執法主體參照《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規定》《廣東省行政執法全過(guò)程記錄辦法（試行）》等規定制定并報同級檔案主管部門(mén)審查同意后實(shí)施。

第九條  存在下列情形之一的行政執法檔案，可以設置專(zhuān)門(mén)檔案管理：

（一）涉及公共衛生、安全生產(chǎn)、自然資源保護、生態(tài)環(huán)境保護、市場(chǎng)監管等領(lǐng)域；

（二）行政執法主體設置綜合行政執法機構的；

（三）其他同級檔案主管部門(mén)認為宜設置專(zhuān)門(mén)檔案類(lèi)進(jìn)行管理的。

第十條  卷內歸檔材料可以按照上級主管部門(mén)規定的正卷、副卷的方式排列，也可以按照歸檔材料形成的時(shí)間先后順序排列。

第十一條  行政執法檔案的形成、整理應符合檔案工作標準要求，按照現行檔案管理規范執行。

列入文書(shū)檔案歸檔整理范圍的行政執法檔案，按照《廣東省檔案局關(guān)于貫徹DA/T22-2015〈歸檔文件整理規則〉的意見(jiàn)》《單份文件歸檔整理工作流程、控制措施與質(zhì)量標準》進(jìn)行整理。

設置專(zhuān)門(mén)檔案管理的行政執法檔案，按照《文書(shū)檔案案卷格式（GB/T9705）》進(jìn)行整理。

第十二條  行政執法檔案的保管期限按照下列情形確定：

（一）涉及重大公共利益的案件檔案、有重大社會(huì )影響的案件檔案，永久保管；

（二）案件情況復雜、涉及多個(gè)法律關(guān)系的案件檔案，保管期限為30年；

（三）適用聽(tīng)證程序的案件檔案、行政強制執行的案件檔案，保管期限為10年；

（四）其他案件檔案，保管期限為5年。

第十三條  行政執法檔案的存儲和保管、利用、鑒定、銷(xiāo)毀、移交按照《機關(guān)檔案管理規定》的相關(guān)要求執行。
 

第三章  電子檔案

第十四條  永久保管、30年保管期限的行政執法檔案，應當同時(shí)采用電子檔案和紙質(zhì)檔案兩種形式歸檔。其中，已經(jīng)形成電子檔案的，自該行政執法事項辦結之日起3個(gè)月內將電子檔案予以打印立卷；僅有紙質(zhì)檔案的，應通過(guò)數字化手段形成檔案數字復制件。

同時(shí)滿(mǎn)足下列條件的行政執法電子檔案可以不再另行打印紙質(zhì)檔案存檔：

（一）由滿(mǎn)足本辦法第十五條規定的行政執法信息系統形成；

（二）所使用的行政執法信息系統的檔案管理模塊功能經(jīng)檔案主管部門(mén)會(huì )同司法行政部門(mén)審核確認；

（三）保管期限為30年以下（不含30年）。

第十五條  行政執法信息系統應當按照《電子文件管理系統通用功能要求》（GB/T 29194）的基本功能要求設置檔案管理模塊或者系統，實(shí)現電子檔案的捕獲登記、分類(lèi)組織、鑒定處置、統計管理、存儲保管和檢索利用，并采取措施有效保障電子檔案的真實(shí)性、完整性、可用性和安全性。

第十六條  行政執法電子檔案的歸檔范圍按照第二章有關(guān)規定執行，收集、整理、歸檔、編目、存儲、備份、轉換與遷移等按照《電子文件歸檔與電子檔案管理規范（GB/T 18894）》執行。

第十七條  同時(shí)存在電子檔案與紙質(zhì)檔案的，二者應當在內容及版面格式上保持一致。
 

第四章  附 則

第十八條  本辦法自2019年3月1日起施行。

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