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《北京市司法局關(guān)于印發(fā)〈北京市法律援助檔案管理規定〉的通知》
京司發(fā)〔2016〕98號
各區司法局、市法律援助中心：
《北京市法律援助檔案管理規定》已經(jīng)2016年12月12日市司法局第26次局長(cháng)辦公會(huì )討論通過(guò)，現印發(fā)給你們，請認真學(xué)習并遵照執行。
北京市司法局
2016年12月13日
第一章 總則
第一條 為了規范管理和科學(xué)利用法律援助業(yè)務(wù)檔案，依據國家有關(guān)法律、法規、規章，結合本市法律援助工作實(shí)際，制定本規定。
第二條 法律援助機構應當加強業(yè)務(wù)檔案管理，提供檔案歸檔、管理工作必需的設施和用房，確定專(zhuān)職或兼職檔案管理人員。
司法行政機關(guān)應當加強對法律援助機構檔案工作的檢查、監督、指導，并將工作情況納入法律援助工作考核范圍。
第三條 法律援助人員承辦法律援助事項形成的文字材料，應當按照本規定的要求立卷歸檔。
第四條 法律援助業(yè)務(wù)檔案按照年度和一案一卷、一卷一號原則立卷?？缒甓葮I(yè)務(wù)，應在辦結年立卷歸檔。
刑事、民事、行政法律援助案件委托階段發(fā)生改變的，案件另行編號，另行立卷。
兩位以上法律援助人員共同承辦同一案件的，僅立一卷。
第五條 法律援助業(yè)務(wù)檔案包括申請審批檔案和承辦檔案。
法律援助機構負責申請審批檔案的立卷，審查法律援助人員提交的承辦檔案立卷材料。
申請審批檔案和承辦檔案由法律援助機構合并歸檔。
第六條 法律援助機構應實(shí)行法律援助業(yè)務(wù)檔案電子化管理。卷宗在歸檔之前要掃描備份。
法律援助業(yè)務(wù)檔案與法律援助信息管理系統錄入的重要信息應當保持一致。
法律援助業(yè)務(wù)檔案中的文書(shū)應當使用司法部規定的法律援助文書(shū)格式。
第二章 立卷歸檔順序
第七條 法律援助業(yè)務(wù)檔案應當按照案卷封面、卷內目錄、案卷材料、卷底的順序排列。
案卷材料應當按照法律援助工作程序、案件辦理程序或時(shí)間順序排列。
第八條 對于申請的案件，法律援助機構應當按照下列順序立卷歸檔：
(一)法律援助申請表；
(二)身份證或者其他有效的身份證明復印件，他人代理申請的，需提交法律援助申請委托書(shū)和代理人身份或者資質(zhì)證明；
(三)法律援助申請人經(jīng)濟狀況證明表；
(四)與所申請法律援助事項有關(guān)的材料；
(五)法律援助審批表；
(六)給予法律援助決定書(shū)或者不予法律援助決定書(shū)的存根；
(七)法律援助公函的存根；
(八)承辦人員提交的案卷材料；
(九)其他應當立卷歸檔的材料。
屬于公安機關(guān)、檢察機關(guān)、人民法院轉交犯罪嫌疑人、被告人法律援助申請的案件，還應當將公安機關(guān)、檢察機關(guān)、人民法院轉交函入卷。
第九條 申請人因對法律援助機構作出的不予法律援助決定書(shū)有異議，并向司法行政機關(guān)提出的，除按照第八條(一)至(六)項順序立卷，且應當包括以下材料：
(一)復查申請書(shū)；
(二)司法行政部門(mén)審查決定；
(三)送達回證。
第十條 對于通知辯護的案件，法律援助機構應當按照下列順序立卷歸檔：
(一)通知辯護公函；
(二)法律援助公函的存根；
(三)承辦人員提交的案卷材料；
(四)其他應當立卷歸檔的材料。
第十一條 承辦人員承辦民事法律援助案件的，案卷材料應當按照下列順序立卷：
(一)指派通知書(shū)；
(二)委托代理/辯護協(xié)議；
(三)起訴書(shū)、上訴書(shū)或答辯書(shū)；
(四)閱卷筆錄；
(五)談話(huà)筆錄；
(六)證據材料；
(七)訴訟保全申請書(shū)、證據保全申請書(shū)、先行給付申請書(shū)和法院裁定書(shū)；
(八)集體討論記錄；
(九)出庭通知書(shū)；
(十)庭審筆錄；
(十一)代理詞；
(十二)判決書(shū)、裁定書(shū)、調解書(shū)等法律文書(shū)；
(十三)法律援助案件承辦情況通報/報告記錄；
(十四)結案報告表。
第十二條 承辦人員承辦刑事法律援助案件的，案卷材料應當按照下列順序立卷：
(一)指派通知書(shū)；
(二)委托代理/辯護協(xié)議；
(三)閱卷筆錄；
(四)會(huì )見(jiàn)筆錄；
(五)證據材料；
(六)集體討論記錄；
(七)羈押通知書(shū)、起訴書(shū)等證明案件正處于刑事訴訟中的法律文書(shū)；
(八)辯護詞、代理詞或者提供法律幫助的材料文書(shū)；
(九)出庭通知書(shū)；
(十)庭審筆錄；
(十一)起訴書(shū)、判決書(shū)、裁定書(shū)、和解調解書(shū)或者體現法律幫助效果的法律文書(shū)；
(十二)法律援助案件承辦情況通報/報告記錄；
(十三)結案報告表。
第十三條 承辦人員承辦非訴訟法律援助案件的，案卷材料應當按照下列順序立卷：
(一)指派通知書(shū)；
(二)委托代理/辯護協(xié)議；
(三)談話(huà)筆錄；
(四)委托人提供的證據材料；
(五)調查材料；
(六)調解協(xié)議書(shū)、調查結論、承辦人員出具的法律意見(jiàn)或草擬的法律文書(shū)、辦理具體法律事務(wù)活動(dòng)的記錄等；
(七)結案報告表。
第十四條 法律援助機構決定終止法律援助的，應當將受援人要求終止法律援助的書(shū)面材料或案件處理機構終止法律程序的法律文書(shū)、承辦人員關(guān)于終止法律援助的報告、終止法律援助決定書(shū)的存根及終止法律援助決定書(shū)的送達回證歸入申請審批卷中，將法律援助機構作出的終止法律援助公函歸入承辦卷中。
更換法律援助承辦人員的，應當及時(shí)辦理案件材料移交手續。
第十五條 仲裁、行政復議、行政訴訟代理承辦卷順序參照民事代理卷順序排列。
第十六條 法律援助機構應當將法律咨詢(xún)、代書(shū)、案件質(zhì)量監督形成的材料和補貼發(fā)放材料進(jìn)行立卷歸檔，分別按年度及時(shí)間順序排列。補貼發(fā)放歸檔材料應當符合財務(wù)規定要求。
第十七條 法律援助卷宗檔案編碼應當按照“京+區名首字+〔年度〕+案件類(lèi)型首字+××號”順序排列。
第十八條 法律援助卷宗封皮由北京市司法局統一格式，全市法律援助機構據此印制使用。
第三章 立卷編目和裝訂
第十九條 法律援助業(yè)務(wù)檔案一律使用阿拉伯數字逐頁(yè)編號，兩面有字的要兩面編頁(yè)號。頁(yè)號位置正面在右上角，背面在左上角(無(wú)內容頁(yè)不編號)。
第二十條 立卷人用簽字筆、鋼筆逐頁(yè)填寫(xiě)案卷封面；填寫(xiě)卷內目錄，內容要整齊，字跡要工整。
第二十一條 有關(guān)卷內文書(shū)材料的說(shuō)明材料，應當逐項填寫(xiě)在備考表內。
第二十二條 卷宗裝訂前要進(jìn)一步整理。對破損的材料要修補或復制，復制件放在原件后面。對字跡難以辨認的材料應當附上抄件。主要外文材料要翻譯成中文附后。卷面為A4紙大小，窄于或小于卷面的材料，要用紙張加襯底；大于卷面的材料，要按卷面大小折疊整齊。需附卷的信封要打開(kāi)平放，郵票不要揭掉。文書(shū)材料上的金屬物要全部剔除干凈。
第二十三條 案卷裝訂一律使用棉線(xiàn)繩，三孔釘牢。在線(xiàn)繩活結處需貼上立卷單位封簽，并在騎縫線(xiàn)上加蓋立卷人的姓名章。
第二十四條 一個(gè)案件的訴訟文書(shū)材料，每卷以不超過(guò)二百頁(yè)為宜，過(guò)多時(shí)應當按形成的順序分冊訂卷。
第四章 歸檔和保存
第二十五條 法律援助機構確定的歸檔人員應當自向受援人送達法律援助決定書(shū)之日起30日內立卷。
第二十六條 承辦人員應當自法律援助案件結案之日起30日內，按要求向法律援助機構提交立卷材料，辦理結案手續。
法律援助機構應當自收到承辦人員提交的立卷材料之日起30日內進(jìn)行審查。對于立卷材料齊全的，應當按照規定通過(guò)法律援助人員所屬單位向其支付辦案補貼；案件材料不全的，應當及時(shí)要求法律援助人員補充。
第二十七條 訴訟、仲裁或者行政復議案件以法律援助人員收到判決書(shū)、裁定書(shū)、調解書(shū)、裁決書(shū)、決定書(shū)等法律文書(shū)原件或者復印件之日為結案日；其他非訴訟法律事務(wù)以受援人與對方當事人達成和解、調解協(xié)議之日為結案日；無(wú)相關(guān)文書(shū)的，以義務(wù)人開(kāi)始履行義務(wù)之日為結案日。法律援助機構終止法律援助的，以法律援助人員所屬單位收到終止法律援助公函之日為結案日。
第二十八條 涉及國家機密和個(gè)人隱私的業(yè)務(wù)案卷應列為密卷，確定密級，在歸檔時(shí)應在檔案封面右上角加蓋密卷章。
應當對犯罪的時(shí)候不滿(mǎn)十八周歲且被判處五年有期徒刑以下刑罰受援人的業(yè)務(wù)案卷予以封存。業(yè)務(wù)案卷被封存的，不得向任何單位和個(gè)人提供，但司法機關(guān)為辦案需要或者有關(guān)單位根據國家規定進(jìn)行查詢(xún)的除外。
第二十九條 隨卷歸檔的錄音帶、錄像帶、光盤(pán)等聲像檔案，應在每盤(pán)磁帶、光盤(pán)等存儲介質(zhì)上注明當事人的姓名、內容、檔案編號、錄制人、錄制時(shí)間等，逐盤(pán)登記造冊歸檔。
第三十條 申請審批檔案保管期限為二十年。
承辦檔案的保管期限，依照司法部、國家檔案局制定頒布的《律師業(yè)務(wù)檔案管理辦法》《律師業(yè)務(wù)檔案保管期限表》確定。
申請審批檔案和承辦檔案保管期限要求不一致的，依照本條前兩款相比較長(cháng)的保管期限確定。
第三十一條 法律援助業(yè)務(wù)檔案的保管期限，從該項法律援助事務(wù)辦結和終止后的下一年起算。
第三十二條 具體法律援助業(yè)務(wù)檔案保管期限的確定，由承辦法律援助機構工作人員提出意見(jiàn)，經(jīng)法律援助機構負責人同意后確定。
第三十三條 對超過(guò)保管期限的檔案應當定期進(jìn)行鑒定。鑒定由司法行政機關(guān)專(zhuān)業(yè)檔案管理人員、法律援助管理機構和法律援助機構負責人組成鑒定小組共同進(jìn)行。
經(jīng)鑒定，對仍有保存價(jià)值的案卷，應當采取提高保管期限檔次的辦法延長(cháng)保管期限。對確無(wú)保存價(jià)值的檔案應登記造冊，連同銷(xiāo)毀報告一并報同級司法行政機關(guān)，經(jīng)書(shū)面批準后銷(xiāo)毀。
第三十四條 檔案銷(xiāo)毀由司法行政機關(guān)檔案管理部門(mén)統一負責。
為防止遺失和泄密，銷(xiāo)毀檔案應由兩人負責監銷(xiāo)，監銷(xiāo)人要在銷(xiāo)毀清冊上簽字。
對擬銷(xiāo)毀的檔案，法律援助機構應當掃描備份，保留電子檔案。
第五章 檔案管理
第三十五條 法律援助機構應建立法律援助業(yè)務(wù)檔案管理制度，對檔案的收進(jìn)、移交、保管、利用等情況進(jìn)行統計，并按規定向有關(guān)上級機關(guān)報送檔案管理工作基本情況統計表。
第三十六條 電子數據檔案應當符合國家保密法律法規規定單獨存檔，并采用兩種方式備存。
第三十七條 檔案管理人員應熟悉檔案情況，定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，對于破損、蟲(chóng)蛀、鼠咬、變質(zhì)、字跡褪色的檔案要及時(shí)采取防治措施，并進(jìn)行修補和復制。
第三十八條 查閱或借閱檔案必須辦理手續，在檔案借閱登記簿注明借閱人姓名、查閱或借閱檔案案號、借閱或查閱日期、歸還日期，并由檔案管理人員簽字。借閱涉密檔案，應經(jīng)法律援助中心主任簽字批準，并不得帶出檔案室，不得復制和摘錄。
第三十九條 法律援助機構檔案目錄登記簿、檔案收進(jìn)登記簿、檔案移出登記簿、檔案銷(xiāo)毀登記簿、檔案銷(xiāo)毀批件及檔案檢索卡片列為永久保管。
第四十條 存放法律援助業(yè)務(wù)檔案的房屋，應當堅實(shí)、防火、防盜、防潮、防高溫、防鼠、防蟲(chóng)、防光、防污染，室內要保持清潔、整齊、通風(fēng)。
檔案庫房不得存放與檔案無(wú)關(guān)的物品。嚴禁在檔案庫房?jì)韧獯娣乓兹?、易爆物品?br />
第六章 附則
第四十一條 本規定由北京市司法局負責解釋。
第四十二條 本規定自2017年2月1日起施行。北京市司法局2011年9月19日印發(fā)的《北京市法律援助業(yè)務(wù)檔案立卷歸檔辦法（試行）》(京司發(fā)〔2011〕350號)同時(shí)廢止。
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