《干部檔案整理工作細則》全文

干部檔案整理工作細則
 

第一章　總  則
 

第一條　為了實(shí)現干部檔案整理工作的規范化，搞好檔案建設，便于檔案的保管和利用，根據《干部檔案工作條例》（以下簡(jiǎn)稱(chēng)《條例》）及有關(guān)規定，特制訂本細則。

第二條　干部檔案的整理工作，是檔案建設的基礎工作之一。它是將收集起來(lái)的每個(gè)干部的檔案材料，進(jìn)行鑒別、分類(lèi)、排序、編目、技術(shù)加工和裝訂成卷，并在此基礎上，不斷對檔案內容進(jìn)行補充的工作。

第三條　各級干部檔案管理部門(mén)，均應按本細則和有關(guān)規定的要求，對所管理的干部檔案進(jìn)行認真的整理。
 

第二章　整理工作的基本要求
 

第四條　整理干部檔案，須做到認真鑒別、分類(lèi)準確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊。通過(guò)整理使每卷檔案達到完整、真實(shí)、條理、精煉、實(shí)用的要求。

第五條　整理干部檔案，事先要收集好干部檔案材料，并備齊卷皮、目錄紙、襯紙、切紙刀、打孔機、縫紉機等必需的物品和設備。

第六條　整理干部檔案的人員，必須努力學(xué)習黨的干部工作方針、政策和檔案工作的專(zhuān)業(yè)知識，熟悉整理干部檔案的有關(guān)規定，掌握整理工作的基本方法和技能，認真負責做好整理工作。
 

第三章　檔案材料的鑒別
 

第七條　干部檔案材料的鑒別工作，是干部檔案管理部門(mén)對收集起來(lái)準備歸檔的材料進(jìn)行審查，甄別材料的真偽，判定材料的保存價(jià)值，確定其是否歸入干部檔案的工作。

第八條　鑒別歸檔材料，必須根據中央有關(guān)文件的精神，以《條例》和《關(guān)于干部檔案材料收集、歸檔的暫行規定》等有關(guān)規定為依據，嚴肅認真地進(jìn)行。

第九條　鑒別工作應堅持歷史唯物主義和辯證唯物主義的觀(guān)點(diǎn)，具體問(wèn)題具體分析，根據形成材料的歷史條件、材料的主要內容、用途及其保存價(jià)值，確定材料是否歸入檔案。

第十條　鑒別歸檔材料的具體做法：

（一）判定材料是否屬于所管干部的材料及應歸入干部檔案的內容。發(fā)現有同名異人、張冠李戴的，或不屬于干部檔案內容和重復多余的材料，應清理出來(lái)。對其中有保存價(jià)值的文件、資料，可交文書(shū)檔案或轉有關(guān)部門(mén)保存。不屬于干部檔案內容，比較重要的證件、文章等，組織不需要保存的，退給本人。無(wú)保存價(jià)值又不宜退回本人的，應登記報主管領(lǐng)導批準銷(xiāo)毀；

（二）審查材料是否齊全、完整。政審材料一般應具備審查結論、調查報告、上報批復、主要證明材料、本人的交待等。處分材料一般應具備處分決定（包括免予處分的決定）、調查報告、上級批復、個(gè)人檢討或對處分的意見(jiàn)等。上述材料，屬于成套的，必須齊全；每份歸檔材料，必須完整。對頭尾不清、來(lái)源和時(shí)間不明的材料，要查清注明后再歸檔，凡是查不清楚或對象不明確的材料，不能歸檔；

（三）審查材料是否手續完備。凡規定需由組織蓋章的，要有組織蓋章。審查結論、處分決定、組織鑒定、民主評議和組織考核中形成的綜合材料，應有本人的簽署意見(jiàn)或由組織注明經(jīng)過(guò)本人見(jiàn)面。任免呈報表須注明任免職務(wù)的批準機關(guān)、批注時(shí)間和文號。出國、出境審批表，須注明出去的任務(wù)、目的及出去與返回的時(shí)間。凡不符合歸檔要求，手續不完備的檔案材料，須補辦完手續后歸檔；

（四）鑒別中發(fā)現涉及干部政治歷史問(wèn)題或其它重要問(wèn)題，需要查清而未查清的材料及未辦理完畢的材料，不能歸入干部檔案，應交有關(guān)組織處理；

（五）鑒別時(shí)，發(fā)現檔案中缺少的有關(guān)材料，要及時(shí)進(jìn)行登記并收集補充。
 

第四章　檔案材料的分類(lèi)
 

第十一條　對歸檔的材料必須按照《干部檔案工作條例》中關(guān)于正、副本十類(lèi)內容的劃分進(jìn)行分類(lèi)。

第十二條　干部檔案正本，由歷史地、全面地反映干部情況的材料構成。其內容分類(lèi)：

第一類(lèi)　履歷材料：干部履歷表（書(shū)）、簡(jiǎn)歷表，干部、職工、教師、醫務(wù)人員、軍人、學(xué)生等各類(lèi)人員登記表，個(gè)人簡(jiǎn)歷材料，更改姓名的材料。

第二類(lèi)　自傳及屬于自傳性質(zhì)的材料。

第三類(lèi)　鑒定（含自我鑒定）、考察、考核材料：以鑒定為主要內容的各類(lèi)人員登記表，組織正式出具的鑒定性的干部表現情況材料；作為干部任免、調動(dòng)依據的正式考察綜合材料；考核登記表，干部考核和民主評議的綜合材料。

第四類(lèi)　學(xué)歷、學(xué)位、學(xué)績(jì)、培訓和專(zhuān)業(yè)技術(shù)情況的材料：報考高等學(xué)校學(xué)生登記表、審查表，畢業(yè)登記表，學(xué)習（培訓結業(yè)）成績(jì)表，學(xué)歷證明材料，選拔留學(xué)生審查登記表；專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格申報表，專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)考績(jì)材料，聘任專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)的審批表，套改和晉升專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱(chēng)）審批表；干部的創(chuàng )造發(fā)明、科研成果、著(zhù)作及有重大影響的論文（如獲獎或在全國性報刊上發(fā)表的）等目錄。

第五類(lèi)　政審材料：審查干部政治歷史情況（包括黨籍問(wèn)題）的調查報告、審查結論、上級批復、本人對結論的意見(jiàn)、檢查交待或說(shuō)明情況的材料，主要證明材料；甄別、復查結論（意見(jiàn)、決定）、調查報告、批復及有關(guān)的依據材料；入黨、入團、參軍、出國等政審材料；更改干部的民族、年齡、國籍、入黨入團和參加工作時(shí)間的組織審查意見(jiàn)，上級批復以及所依據的證明材料。

第六類(lèi)　加入黨團的材料：中國共產(chǎn)黨入黨志愿書(shū)，入黨申請書(shū)（1－2份全面系統的）和轉正申請書(shū)，中國共產(chǎn)黨黨員登記表，不予登記的決定、組織審批意見(jiàn)及所依據的材料；民主評議黨員中形成的組織意見(jiàn)或黨員登記表、認定為不合格黨員被勸退或除名的主要事實(shí)依據材料和組織審批材料，退黨材料，取銷(xiāo)預備黨員資格的組織意見(jiàn)；中國共產(chǎn)主義青年團入團志愿書(shū)、申請書(shū)，團員登記表、退團材料；加入民主黨派的有關(guān)材料。

第七類(lèi)　獎勵（包括科技和業(yè)務(wù)獎勵）材料：各種先進(jìn)人物登記表、先進(jìn)模范事跡、嘉獎、通報表?yè)P等材料。

第八類(lèi)　干部違犯黨紀、政紀、國法等材料：處分決定（免予處分的處理意見(jiàn)），查證核實(shí)報告，上級批復，本人對處分的意見(jiàn)和檢查、交待材料；通報批評材料；甄別、復查報告、決定，上級批復及本人意見(jiàn)；法院審判工作形成的判決書(shū)等。

第九類(lèi)　干部工資級別登記表、職務(wù)工資變動(dòng)登記表、干部調資審批表，定級和解決待遇的審批材料；干部任免呈報表（包括附件），錄用和聘用審批表，聘用干部合同書(shū)，續聘審批表，解聘、辭退材料；退（離）休審批表；軍銜審批表、軍隊轉業(yè)干部審批表；出國、出境人員審批表；黨代會(huì )、人代會(huì )、政協(xié)會(huì )議、工青婦等群眾團體代表會(huì )、民主黨派代表會(huì )代表登記表。

第十類(lèi)　其他可供組織參考有保存價(jià)值的材料：有殘疾的體檢表、殘廢等級材料；干部逝世后報紙報道的消息或訃告，悼詞（生平），非正常死亡的調查報告及有關(guān)情況的遺書(shū)等。

第十三條　干部檔案副本內容，是由正本中以下類(lèi)別主要材料的重復件或復制件構成：

第一類(lèi)的近期履歷材料。

第三類(lèi)的主要鑒定，干部考核材料。

第四類(lèi)的學(xué)歷、學(xué)位，評聘專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)的材料。

第五類(lèi)的政治歷史情況的審查結論（包括甄別、復查結論）材料。

第七類(lèi)的獎勵材料。

第八類(lèi)的處分決定（包括甄別、復查結論）材料。

第九類(lèi)的任免呈報表和工資、待遇的審批材料。

其它類(lèi)別多余的重要材料，也可歸入副本。

第十四條　內容交叉的材料，可根據材料的主要內容或用途確定類(lèi)別。

（一）帶自傳的履歷或簡(jiǎn)歷表，以自傳為主，歸第二類(lèi)。

（二）履歷表和簡(jiǎn)歷表有鑒定的，以履歷為主，歸第一類(lèi)。

（三）有任免職務(wù)內容的干部登記表、任免呈報表所附的考察材料或主要表現情況的綜合材料、提升工資級別的評級、評定軍銜的鑒定表等材料，以其主要用途為主，歸第九類(lèi)。

（四）政治歷史問(wèn)題與違紀錯誤混同一起給予處分的結論、調查報告、處分決定等材料，一律歸第八類(lèi)；凡未給予處分，以政治歷史問(wèn)題為主的，歸第五類(lèi)，以違紀錯誤為主的歸第八類(lèi)。
 

第五章　檔案材料的排序與編目
 

第十五條　每類(lèi)干部檔案材料，都要根據材料內容的內在聯(lián)系和材料之間的銜接或材料的形成時(shí)間排列順序，并在每份材料的右上角編上類(lèi)號和順序號，在其右下角編寫(xiě)頁(yè)數。

第十六條　檔案材料排序的基本方式：

（一）按檔案材料形成時(shí)間排序的：第一類(lèi)、第二類(lèi)、第三類(lèi)、第四類(lèi)、第七類(lèi)、第十類(lèi)材料；

（二）按檔案材料內容的主次關(guān)系進(jìn)行排序的：第五類(lèi)、第六類(lèi)、第八類(lèi)材料。其中第五類(lèi)、第八類(lèi)材料的排列順序為：上級批復，結論或處分決定，本人對結論或處分決定的意見(jiàn)，調查報告，證明材料，本人檢討或交待材料等，其證明材料應根據每份材料所證明的主要問(wèn)題相應集中排列。第六類(lèi)材料，入團志愿書(shū)應排在入團的其他材料之前；入黨志愿書(shū)應排在入黨的其他材料之前，黨員登記表等可按時(shí)間先后依次排序；

（三）第九類(lèi)材料可根據不同層次干部的檔案材料情況，采用按時(shí)間順序或按材料性質(zhì)相對集中排序。按材料性質(zhì)相對集中排序的方法是：1、工資情況的材料；2、任免材料；3、出國、出境材料；4、其它材料。每種材料再根據形成材料的時(shí)間順序排列。

第十七條　每卷干部檔案必須有詳細的檔案材料目錄。目錄是查閱檔案內容的索引，要認真進(jìn)行編寫(xiě)。具體要求：

（一）按照類(lèi)別排列順序及檔案材料目錄格式，逐份逐項地進(jìn)行填寫(xiě)；

（二）根據材料題目填寫(xiě)“材料名稱(chēng)”。無(wú)題目的材料，應擬定題目。材料的題目過(guò)長(cháng)，可適當簡(jiǎn)化。擬定或簡(jiǎn)化題目，必須確切反映材料的主要內容或性質(zhì)特點(diǎn)。凡原材料題目不符合實(shí)際內容的，須另行擬定題目或在目錄上加以注明；

（三）“材料形成時(shí)間”，一般采用材料落款標明的最后時(shí)間。復制的檔案材料，采用原材料形成時(shí)間；

（四）填寫(xiě)“材料份數”，以每份完整的材料為一份（包括附件）；材料頁(yè)數的計算，采用圖書(shū)編頁(yè)法，每面為一頁(yè)，印有頁(yè)碼的材料、表格，應加數填寫(xiě)；

（五）書(shū)寫(xiě)目錄要工整，正確清楚、美觀(guān)、不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色及純藍墨水書(shū)寫(xiě)目錄。填寫(xiě)目錄后，要檢查核對，做到準確無(wú)誤；

（六）書(shū)寫(xiě)目錄時(shí)，每類(lèi)目錄之后，須留出適量的空格，供補充檔案材料時(shí)使用。
 

第六章　復制與技術(shù)加工
 

第十八條　檔案材料載體變質(zhì)或字跡退色不清時(shí)，須進(jìn)行搶救。搶救材料一般可采用修復、打印、抄寫(xiě)、復印等方法。凡打印、抄寫(xiě)的材料，必須認真細致、核對無(wú)誤，注明復制單位和日期。

第十九條　建立檔案副本的材料不夠時(shí)，可選擇正本中的材料進(jìn)行復制，將復制件存副本，其原件必須存入正本。

第二十條　為便于裝訂、保管和利用，延長(cháng)檔案材料的壽命，對一些紙張不規則、破損、卷角、折皺的材料，應進(jìn)行技術(shù)加工。其主要方法：

（一）對超出16開(kāi)規格的檔案材料，在不影響材料的完整和不損傷字跡的條件下，可酌情進(jìn)行剪裁；不能剪裁的材料，須進(jìn)行折疊。折疊時(shí)，要根據材料的具體情況，采用橫折疊、豎折疊、橫豎交叉或梯形折疊等辦法。折疊后的檔案材料，要保持整個(gè)案卷的平整，文字、照片不得損壞，便于展開(kāi)閱讀；

（二）對破損、卷角、折皺和小于16開(kāi)規格的檔案材料，要進(jìn)行裱糊。主要方法有：?jiǎn)蚊骜押?、夾面裱糊、開(kāi)窗裱糊、魚(yú)鱗或梯形托裱、膠紙粘貼等。裱糊用的襯紙，必須采用白紙。漿糊和膠水必須能防蟲(chóng)蝕、不腐蝕紙張。裱糊后的檔案材料要晾干，不得在陽(yáng)光下暴曬或使用高溫燙烤；

（三）對過(guò)窄或破損未空出裝訂線(xiàn)的檔案材料，須進(jìn)行加邊。打眼裝訂，不得壓字和損傷材料內容；

（四）拆除檔案材料上的大頭針、曲別針、訂書(shū)釘等金屬品，以防止氧化銹毀材料
 

第七章　裝訂與驗收入庫
 

第二十一條　每個(gè)干部的檔案材料，必須裝訂成卷。裝訂后的檔案，目錄在卷首，材料排列順序與目錄相符；卷面整潔，全卷整齊、平坦，裝訂結實(shí)實(shí)用，具體做法：

（一）將目錄與材料核對無(wú)誤；

（二）把全卷材料理齊。材料條件好的應做到四面整齊，條件較差的，以裝訂線(xiàn)一邊和下邊兩面為齊；

（三）在材料左側豎直打上統一的裝訂孔?？拙嘁幐駪稀稐l例》附件一的規定；

（四）一律使用《條例》附件一規定的標準干部檔案卷皮。檔案卷皮須書(shū)寫(xiě)檔案人的姓名、籍貫、檔案號。書(shū)寫(xiě)姓名不得用同音字或不規范的簡(jiǎn)化字。

第二十二條　干部檔案整理裝訂成卷后，必須進(jìn)行認真細致的檢查，經(jīng)驗收合格后，方能入庫。
 

第八章　整理工作的注意事項
 

第二十三條　干部檔案整理工作人員必須認真貫徹執行《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守國家秘密法》和干部檔案工作的有關(guān)規定，嚴格遵守安全保密制度，保守黨和國家的秘密。

（一）在整理檔案時(shí)，嚴禁吸煙，以確保檔案的安全；

（二）不得私自涂改、抽取或偽造檔案材料；

（三）不得擅自處理或銷(xiāo)毀檔案材料。整理中按規定剔出的檔案材料，須進(jìn)行登記，經(jīng)主管領(lǐng)導審查批準后分別情況予以處理。

（四）在整理檔案過(guò)程中，要加強對檔案材料的管理，防止丟失檔案材料和泄露干部檔案
 

第九章　附則
 

第二十四條　本細則由中央組織部干部檔案工作部門(mén)負責解釋。

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