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《電子文件歸檔與管理規范》GB/T18894-2002
1 范圍
本標準規定了在公務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的，具有保存價(jià)值的電子文件的形成、積累、歸檔、保管、利用、統計的一般方法。
本標準適用于黨政機關(guān)產(chǎn)生的電子文件的歸檔與管理，其他社會(huì )組織的電子文件管理可參照本標準。
2 規范性引用文件
下列文件中的條款通過(guò)本標準的引用而成為本標準的條款。凡是注日期的引用文件，其隨后所有的修改單(不包括勘誤的內容)或修訂版均不適用于本標準，然而，鼓勵根據本標準達成協(xié)議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本適用于本標準。
DA／T 18 檔案著(zhù)錄規則
DA／T 22 歸檔文件整理規則
3 術(shù)語(yǔ)和定義
下列術(shù)語(yǔ)和定義適用于本標準。
3.1電子文件 electronic records
指在數字設備及環(huán)境中生成，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等載體，依賴(lài)計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò )上傳送的文件。
3.2 歸檔電子文件 archival electronic records
指具有參考和利用價(jià)值并作為檔案保存的電子文件(3.1)。
3.3 背景信息 context
指描述生成電子文件(3.1)的職能活動(dòng)、電子文件的作用、辦理過(guò)程、結果、上下文關(guān)系以及對其產(chǎn)生影響的歷史環(huán)境等信息。
3.4 元數據 metadata
指描述電子文件(3.1)數據屬性的數據，包括文件的格式、編排結構、硬件和軟件環(huán)境、文件處理軟件、字處理和圖形工具軟件、字符集等數據。
3.5 邏輯歸檔 logical filing
指在計算機網(wǎng)絡(luò )上進(jìn)行，不改變原存儲方式和位置而實(shí)現的將電子文件(3.1)的管理權限向檔案部門(mén)移交的過(guò)程。
3.6物理歸檔 physical filing
指把電子文件(3.1)集中下載到可脫機保存的載體上，向檔案部門(mén)移交的過(guò)程。
3.7 真實(shí)性 authenticity
指對電子文件(3.1)的內容、結構和背景信息(3.3)進(jìn)行鑒定后，確認其與形成時(shí)的原始狀況一致。
3.8 完整性 integrity
指電子文件(3.1)的內容、結構、背景信息(3.3)和元數據(3.4)等無(wú)缺損。
3.9 有效性 utility
指電子文件(3.1)應具備的可理解性和可被利用性，包括信息的可識別性、存儲系統的可靠性、載體的完好性和兼容性等。
3.10捕獲 capture
指對電子文件(3.1)進(jìn)行實(shí)時(shí)收集和存儲的方法與過(guò)程。
3.11遷移 migration
指將源系統中的電子文件(3.1)向目的系統進(jìn)行轉移存儲的方法與過(guò)程。
4 總則
4.1 電子文件自形成時(shí)應有嚴格的管理制度和技術(shù)措施，確保其真實(shí)性、完整性和有效性。
4.2 應對電子文件的形成、收集、積累、鑒定、歸檔等實(shí)行全過(guò)程管理與監控，保證管理工作的連續性。
4.3 應明確規定電子文件歸檔的時(shí)間、范圍、技術(shù)環(huán)境、相關(guān)軟件、版本、數據類(lèi)型、格式、被操作數據、檢測數據等要求，保證歸檔電子文件的質(zhì)量。
4.4 歸檔電子文件同時(shí)存在相應的紙質(zhì)或其他載體形式的文件時(shí)，應在內容、相關(guān)說(shuō)明及描述上保持一致。
4.5 具有永久保存價(jià)值的文本或圖形形式的電子文件，如沒(méi)有紙質(zhì)等拷貝件，必須制成紙質(zhì)文件或縮微品等。歸檔時(shí)，應同時(shí)保存文件的電子版本、紙質(zhì)版本或縮微品。
4.6 應保證電子文件的憑證作用，對只有電子簽章的電子文件，歸檔時(shí)應附加有法律效力的非電子簽章。
5 電子文件的真實(shí)性、完整性和有效性保證
5.1 應建立規范的制度和工作程序并結合相應的技術(shù)措施，從電子文件形成開(kāi)始不間斷地對有關(guān)處理操作進(jìn)行管理登記，保證電子文件的產(chǎn)生、處理過(guò)程符合規范。
5.1.1 登記處理過(guò)程中相互銜接的各類(lèi)責任者(如起草者、修改者、審核者、簽發(fā)者等)。
5.1.2 登記處理過(guò)程中的各類(lèi)操作者(打字者、發(fā)文者、收文者、存儲管理者等)。
5.1.3 登記處理過(guò)程中產(chǎn)生的責任憑證信息(批示、簽名、印章、代碼等)。
5.1.4 登記電子文件傳遞、交接過(guò)程中的其他標識。
5.2 應采取可靠的安全防護技術(shù)措施，保證電子文件的真實(shí)性。
5.2.1 建立對電子文件的操作者可靠的身份識別與權限控制。
5.2.2 設置符合安全要求的操作日志，隨時(shí)自動(dòng)記錄實(shí)施操作的人員、時(shí)間、設備、項目、內容等。
5.2.3 對電子文件采用防錯漏和防調換的標記。
5.2.4 對電子印章、數字簽署等采取防止非法使用的措施。
5.3 應建立電子文件完整性管理制度并采取相應的技術(shù)措施采集背景信息和元數據。
5.4 應建立電子文件有效性管理制度并采取相應的技術(shù)保證措施。
5.5 電子文件的處理和保存應符合國家的安全保密規定，針對自然災害、非法訪(fǎng)問(wèn)、非法操作、病毒侵害等采取與系統安全和保密等級要求相符的防范對策，主要有：網(wǎng)絡(luò )設備安全保證；數據安全保證；操作安全保證；身份識別方法等。
6 電子文件的收集與積累
6.1收集積累要求
6.1.1 記錄了重要文件的主要修改過(guò)程和辦理情況，有查考價(jià)值的電子文件及其電子版本的定稿均應被保留。正式文件是紙質(zhì)的，如果保管部門(mén)已開(kāi)始進(jìn)行向計算機全文的轉換工作，則與正式文件定稿內容相同的電子文件應當保留，否則可根據實(shí)際條件或需要，確定是否保留。
6.1.2 當公務(wù)或其他事務(wù)處理過(guò)程只產(chǎn)生電子文件時(shí)，應采取嚴格的安全措施，保證電子文件不被非正常改動(dòng)。同時(shí)應隨時(shí)對電子文件進(jìn)行備份，存儲于能夠脫機保存的載體上。
6.1.3 對在網(wǎng)絡(luò )系統中處于流轉狀態(tài)，暫時(shí)無(wú)法確定其保管責任的電子文件，應采取捕獲措施，集中存儲在符合安全要求的電子文件暫存存儲器中，以防散失。
6.1.4 對用文字處理技術(shù)形成的文本電子文件，收集時(shí)應注明文件存儲格式、文字處理工具等，必要時(shí)同時(shí)保留文字處理工具軟件。文字型電子文件以XML、RTF、TXT為通用格式。
6.1.5對用掃描儀等設備獲得的采用非通用文件格式的圖像電子文件，收集時(shí)應將其轉換成通用格式，如無(wú)法轉換，則應將相關(guān)軟件一并收集。掃描型電子文件以JPEG、TIFF為通用格式。
6.1.6 對用計算機輔助設計或繪圖等設備獲得的圖形電子文件，收集時(shí)應注明其軟硬件環(huán)境和相關(guān)數據。
6.1.7 對用視頻或多媒體設備獲得的文件以及用超媒體鏈結技術(shù)制作的文件，應同時(shí)收集其非通用格式的壓縮算法和相關(guān)軟件。視頻和多媒體電子文件以MPEG、AVl為通用格式。
6.1.8 對用音頻設備獲得的聲音文件，應同時(shí)收集其屬性標識、參數和非通用格式的相關(guān)軟件。音頻電子文件以WAV、MP3為通用格式。
6.1.9 對通用軟件產(chǎn)生的電子文件，應同時(shí)收集其軟件型號、名稱(chēng)、版本號和相關(guān)參數手冊、說(shuō)明資料等。專(zhuān)用軟件產(chǎn)生的電子文件原則上應轉換成通用型電子文件，如不能轉換，收集時(shí)則應連同專(zhuān)用軟件一并收集。
6.1.10 計算機系統運行和信息處理等過(guò)程中涉及的與電子文件處理有關(guān)的參數、管理數據等應與電子文件一同收集。
6.1.11對套用統一模板的電子文件，在保證能恢復原形態(tài)的情況下，其內容信息可脫離套用模板進(jìn)行存儲，被套用模板作為電子文件的元數據保存。
6.1.12 定期制作電子文件的備份。
6.2 電子文件的登記
6.2.1每份電子文件均應在《電子文件登記表》中登記(見(jiàn)附錄A的表A．1和表A．2)。
6.2.2電子文件登記表應與電子文件同時(shí)保存。
6.2.3 電子文件登記表如果制成電子表格，應與電子文件一同保存，永久保存的電子表格應附有紙質(zhì)等拷貝件并與相應的電子文件拷貝一起保存。
6.2.4 電子文件稿本代碼：M-草稿性電子文件；U-非正式電子文件；F-正式電子文件。
6.2.5 電子文件類(lèi)別代碼：T-文本文件；I-圖像文件；G-圖形文件；V-影像文件；A-聲音文件；0-超媒體鏈結文件；P-程序文件；D-數據文件。
7 電子文件的歸檔
7.1 歸檔要求
文件形成部門(mén)或信息管理部門(mén)應定期把經(jīng)過(guò)鑒定符合歸檔條件的電子文件向檔案部門(mén)移交，并按檔案管理要求的格式將其存儲到符合保管期限要求的脫機載體上。
7.2鑒定
7.2.1 電子文件的鑒定工作，應包括對電子文件的真實(shí)性、完整性、有效性的鑒定及確定密級、歸檔范圍和劃定保管期限。
7.2.2歸檔前應由文件形成單位按照規定的項目對電子文件的真實(shí)性、完整性和有效性進(jìn)行檢驗，并由負責人簽署審核意見(jiàn)，檢驗和審核結果填入《歸檔電子文件移交、接收檢驗登記表》(見(jiàn)附錄A的表A．3)。如果文件形成單位采用了某些技術(shù)方法保證電子文件的真實(shí)性、完整性和有效性，則應把其技術(shù)方法和相關(guān)軟件一同移交給接收單位。
7.2.3 電子文件的歸檔范圍參照國家關(guān)于紙質(zhì)文件材料歸檔的有關(guān)規定執行，并應包括相應的背景信息和元數據。
7.2.4 電子文件保管期限和密級的劃分工作，參照國家關(guān)于紙質(zhì)文件材料密級和保管期限的有關(guān)規定執行。電子文件的背景信息和元數據的保管期限應當與內容信息的保管期限一致。應在電子文件的機讀目錄上逐件標注保管期限的標識。
7.3歸檔時(shí)間
邏輯歸檔可實(shí)時(shí)進(jìn)行，物理歸檔應按照紙質(zhì)文件的規定定期完成。
7.4檢測
在進(jìn)行電子文件歸檔工作時(shí)，應對歸檔電子文件的基本技術(shù)條件進(jìn)行檢測，檢測內容包括：硬件環(huán)境的有效性，軟件環(huán)境的有效性及其信息記錄格式、有無(wú)病毒感染等。
7.5 歸檔
7.5.1電子文件的歸檔，按照鑒定標識進(jìn)行。電子文件的歸檔可分兩步進(jìn)行，對實(shí)時(shí)進(jìn)行的歸檔先做邏輯歸檔，然后定期完成物理歸檔。歸檔時(shí)，應充分考慮電子文件的技術(shù)環(huán)境、相關(guān)軟件、版本、數據類(lèi)型、格式、被操作數據、檢測數據等技術(shù)因素。
將電子文件的管理權從網(wǎng)絡(luò )上轉移至檔案部門(mén)，在歸檔工作中，存儲格式和位置暫時(shí)保持不變。
7.5.2物理歸檔
7.5.2.1 凡在網(wǎng)絡(luò )中予以邏輯歸檔的電子文件，均應定期完成物理歸檔。
7.5.2.2把帶有歸檔標識的電子文件集中，拷貝至耐久性好的載體上，一式3套，一套封存保管，一套供查閱使用，一套異地保存。對于加密電子文件，則應在解密后再制作拷貝。
7.5.2.3本標準推薦采用的載體，按優(yōu)先順序依次為：只讀光盤(pán)、一次寫(xiě)光盤(pán)、磁帶、可擦寫(xiě)光盤(pán)、硬磁盤(pán)等。不允許用軟磁盤(pán)作為歸檔電子文件長(cháng)期保存的載體。
7.5.2.4存儲電子文件的載體或裝具上應貼有標簽，標簽上應注明載體序號、全宗號、類(lèi)別號、密級、保管期限、存入日期等，歸檔后的電子文件的載體應設置成禁止寫(xiě)操作的狀態(tài)。
7.5.2.5特殊格式的電子文件，應在存儲載體中同時(shí)存有相應的查看軟件。
7.5.2.6將相應的電子文件機讀目錄、相關(guān)軟件、其他說(shuō)明等一同歸檔，并附《歸檔電子文件徑記表》(見(jiàn)附錄A的表A．4和表A．5)。
歸檔電子文件應以盤(pán)為單位填寫(xiě)《歸檔電子文件登記表》首頁(yè)(見(jiàn)附錄A的表A．4)，以件為單位填寫(xiě)續頁(yè)(見(jiàn)附錄A的表A．5)。
7.5.2.7對需要長(cháng)期保存的電子文件，應在每一個(gè)電子文件的載體中同時(shí)存有相應的機讀目錄。
7.5.2.8歸檔完畢，電子文件形成部門(mén)應將存有歸檔前電子文件的載體保存至少1年。
8歸檔電子文件的整理
8.1 歸檔電子文件的整理按DA／T 22規定的要求進(jìn)行。
8.2歸檔電子文件以件為單位整理。
8.3同一全宗內的電子文件按照年度-保管期限-機構(問(wèn)題)或保管期限-年度-機構(問(wèn)題)等分類(lèi)方案進(jìn)行分類(lèi)。
8.4按電子文件類(lèi)別代碼相對集中組織存儲載體。
8.5 電子文件的著(zhù)錄應參照DA／T 18進(jìn)行著(zhù)錄，同時(shí)按照保證其真實(shí)性、完整性和有效性的要求補充電子文件特有的著(zhù)錄項目和其他標識(參見(jiàn)本標準第5章中列舉的責任者、操作者、背景信息、元數據等)。
8.6將著(zhù)錄結果制成機讀目錄和紙質(zhì)目錄。
9 歸檔電子文件的移交、接收與保管
9.1 移交、接收與保管要求
對歸檔電子文件，應按有關(guān)規定進(jìn)香認真檢驗。在檢驗合格后將起如期移交至檔案保管部門(mén)，進(jìn)行集中保管。在已聯(lián)網(wǎng)的情況下，歸檔電子文件的移交和接收工作可在網(wǎng)絡(luò )上進(jìn)行，但仍需履行響應的手續。
9.2.2 檢驗項目如下：
——載體有無(wú)劃痕，是否清潔；
——有無(wú)病毒；
——核實(shí)歸檔電子文件的真實(shí)性、完整性、有效性檢驗及審核手續；
——核實(shí)登記表、軟件、說(shuō)明資料等是否完全；
——對特殊格式的電子文件，應核實(shí)其相關(guān)的軟件、版本、操作手冊等是否完整。
檢驗結果分別由移交單位、接收單位填入《歸檔電子文件移交、接收檢驗登記表》（見(jiàn)附錄A的表A.3）的相應欄目。
9.2.3 檔案保管部門(mén)應按照要求及檢驗項目對歸檔電子文件逐一驗收。對檢驗不合格者，應退回形成單位重新制作，并再次對其進(jìn)行檢驗。
9.3 移交手續
檔案保管部門(mén)驗收合格，完成《歸檔電子文件移交、驗收檢驗登記表》（見(jiàn)附錄A的表A.3）的填寫(xiě)、簽字、蓋章環(huán)節。登記表一式兩份，一份交電子文件形成單位，一份由檔案部門(mén)自存。
9.4保管要求
歸檔電子文件的保管除應符合紙質(zhì)檔案的要求外，還應符合下列條件：
a)歸檔載體應作防寫(xiě)處理。避免擦；劃、觸摸記錄涂層。
b)單片載體應裝盒，豎立存放，且避免擠壓。
c)存放時(shí)應遠離強磁場(chǎng)、強熱源，并與有害氣體隔離。
d)環(huán)境溫度選定范圍：17℃-20℃；相對濕度選定范圍：35％-45％。
歸檔電子文件在形成單位的保管，也應參照上述條件。
9.5有效性保證
9.5.1 歸檔電子文件的形成單位和檔案保管部門(mén)每年均應對電子文件的讀取、處理設備的更新情況進(jìn)行一次檢查登記。設備環(huán)境更新時(shí)應確認庫存載體與新設備的兼容性；如不兼容，應進(jìn)行歸檔電子文件的載體轉換工作，原載體保留時(shí)間不少于3年。保留期滿(mǎn)后對可擦寫(xiě)載體清除后重復使用，不可清除內容的載體應按保密要求進(jìn)行處置。
9.5.2對磁性載體每滿(mǎn)2年、光盤(pán)每滿(mǎn)4年進(jìn)行一次抽樣機讀檢驗，抽樣率不低于10％，如發(fā)現問(wèn)題應及時(shí)采取恢復措施。
9.5.3對磁性載體上的歸檔電子文件，應每4年轉存一次。原載體同時(shí)保留時(shí)間不少于4年。
9.5.4檔案保管部門(mén)應定期將檢驗結果填入《歸檔電子文件管理登記表》(見(jiàn)附錄A的表A.6)。
9.6遷移
隨著(zhù)系統設備更新或系統擴充，應及時(shí)對歸檔電子文件進(jìn)行遷移操作，并填寫(xiě)《歸檔電子文件遷移登記表》(見(jiàn)附錄A的表A.7)。
9.7利用
9.7.1 歸檔電子文件的封存載體不應外借。未經(jīng)批準任何單位或人員不允許擅自復制電子文件。
9.7.2利用時(shí)應使用拷貝件。
9.7.3利用時(shí)應遵守保密規定。對具有保密要求的歸檔電子文件采用聯(lián)網(wǎng)的方式利用時(shí)，應遵守國家或部門(mén)有關(guān)保密的規定，有穩妥的安全保密措施。
9.7.4利用者對歸檔電子文件的使用應在權限規定范圍之內。
9.8歸檔電子文件的鑒定銷(xiāo)毀
9.8.1 歸檔電子文件的鑒定銷(xiāo)毀，參照國家關(guān)于檔案鑒定銷(xiāo)毀的有關(guān)規定執行，且應在辦理審批手續后實(shí)施。
9.8.2屬于保密范圍的歸檔電子文件，如存儲在不可擦除載體上，應連同存儲載體一起銷(xiāo)毀，并在網(wǎng)絡(luò )中徹底清除。不屬于保密范圍的歸檔電子文件可進(jìn)行邏輯刪除。
9.9統計
檔案保管部門(mén)應及時(shí)按年度對歸檔電子文件的接收、保管、利用和鑒定銷(xiāo)毀情況進(jìn)行統計。
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