《檔號編制規則》（DA/T13-94）【全文】

檔號編制規則（DA/T13-94）

1、主題內容與適用范圍

本標準規定了檔號的結構、編制原則和編制方法。

本標準適用于檔案館(室)編制檔號。

2、術(shù)語(yǔ)

2．1　檔號

檔案館(室)在整理和管理檔案的過(guò)程中，以字符形式賦予檔案的一組代碼。檔號是存取檔案的標記，并具有統計監督作用。

2．2　全宗號

檔案館(室)給定每個(gè)全宗的代碼。

2．3　案卷目錄號

全宗內案卷所屬目錄的代碼。

2．4　類(lèi)別號

館(室)藏檔案類(lèi)別的代碼。

2．5　項目號

產(chǎn)品、工程、課題、設備等檔案的代字或代號。

2．6　案卷號

案卷排列的順序號。

2．7　件號

案卷內文件的順序號。

2．8　頁(yè)(張)號

案卷內文件每頁(yè)(張)的順序號。

2．9　代碼

一個(gè)或一組有序的、易于計算機和人識別與處理的數字、字母、漢字及其它符號。

3、 檔號編制原則

3．1　唯一性原則

檔案館(室)內檔案檔號應指代單一。不同編號對象應賦予不同代碼，一個(gè)代碼只表示一個(gè)編號對象。

3．2　合理性原則

檔號結構必須與館藏的整理分類(lèi)體系相適應。

3．3　穩定性原則

檔號一經(jīng)確定，一般不應隨意改變。

3．4　擴充性原則

檔號必須留有適當的遞增容量，以便適應不斷擴充檔案的需要。

3．5　簡(jiǎn)單性原則

檔號力求簡(jiǎn)短明了，以便減少代碼差錯，節省存貯空間，提高處理效率。

4、檔號的結構

檔號結構分為三種：

4．1　第一種結構為：全宗號——案卷目錄號——案卷號——件、頁(yè)(張)號。

4．2　第二種結構為：全宗號——類(lèi)別號——案卷號——件、頁(yè)(張)號

4．3　第三種結構為：類(lèi)別號——項目號——案卷號——件、頁(yè)(張號)

4．4　檔號中左邊為上位代碼，右邊為下位代碼，連寫(xiě)時(shí)上、下代碼之間用“—”(短橫)相隔。

4．5　件號、頁(yè)(張)號可根據檔案保管和使用的需要，選擇一項編號。

5、檔號的編制方法

5．1　全宗號的編制方法

全宗號用四位代碼標識。其中第一位用漢語(yǔ)拼音字母標識全宗屬性，后三位用阿拉伯數字標識某一屬類(lèi)全宗的順序號。

全宗號的格式是：

× ×××

全宗屬類(lèi)代碼 全宗順序號

5．1．1　全宗屬類(lèi)代碼的編制方法

5．1．1．1　在一個(gè)檔案館內，全宗屬類(lèi)代碼不應重復。

5．1．1．2　全宗屬性單一的檔案館可以“0”作屬類(lèi)代碼。

例一：某省檔案館藏新民主主義革命歷史檔案第13號全宗，標識為：“X013”。

例二：某市檔案館藏舊政權檔案第4號全宗，標識為：“J004”。

例三：某縣檔案館藏建國后檔案第127號全宗，標識為“0127”。

例四：河北省檔案館藏原熱河省第123號全宗，可識標為“R123”。

例五：四川省檔案館藏已撤銷(xiāo)的川東行署003號全宗，可標識為“D003”。

例六：中國第一歷史檔案館藏明清檔案第74號全宗，標識為“0074”。

5．1．2　全宗順序號的編制方法

5．1．2．1　全宗屬類(lèi)的各個(gè)全宗按排列次序流水編號。

5．1．2．2　在一個(gè)屬類(lèi)內不應有重復的全宗順序號。

5．2　案卷目錄號的編制方法

案卷目錄號以三位阿伯數字標識。

5．2．1　案卷目錄號應根據全宗內檔案整理狀況設置，可按不同時(shí)間，不同組織機構，不同保管期限，不同專(zhuān)題或不同載體形態(tài)設置案卷目錄號。

5．2．2　每一案卷目錄所含案卷數量一般以三位數為宜。即，案卷目錄內案卷數量不足100時(shí)，一般不另立案卷目錄，亦不另編案卷目錄號；案卷數量超過(guò)1000時(shí)，一般應另立案卷目錄，并另編案卷目錄號。

5．2．3　在一個(gè)全宗內不應有重復的案卷目錄號。

5．3　類(lèi)別號的編制方法

5．3．1　類(lèi)別號由漢字、漢語(yǔ)拼音字母或阿拉伯數字組成的代碼標識。

5．3．2　不同級位的類(lèi)別之間可用間隔符“?”分開(kāi)。不產(chǎn)生誤解時(shí)，可省略間隔符。類(lèi)別號一般不應超過(guò)三級。

5．3．3　在一個(gè)檔案館(室)內或一個(gè)全宗內，不應有重復的類(lèi)別號。

5．4　項目號的編制方法

項目號引用有關(guān)管理部門(mén)編制的項目代號。

5．5　案卷號的編制方法

5．5．1　案卷號用三位阿拉伯數字標識。

5．5．2　目錄內的案卷按排列次序流水編號，不應有空號。

5．5．3　每一案卷目錄內的全部案卷只應編一個(gè)流水順序號。如一個(gè)目錄出現兩個(gè)以上(含兩個(gè))案卷流水順序號時(shí)應重新編案卷號或分設案卷目錄；如一個(gè)案卷流水順序號分登兩個(gè)以上(含兩個(gè))案卷目錄時(shí)應合并為一個(gè)目錄號或目錄分編相應數目的案卷流水號。

5．6　件號的編制方法

5．6．1　不裝訂的案卷，卷內文件必須單件裝訂編號。

5．6．2　件號用阿拉伯數字標識。

5．6．3　卷內文件按排列次序流水編號，不應有空號。

5．6．4　件號前必須同時(shí)列寫(xiě)案卷號及其以前各號。  

5．7　頁(yè)(張)號的編制方法。

5．7．1　頁(yè)(張)號用阿拉伯數字標識。

5．7．2　卷內文件各(頁(yè))張按排列次序流水編號。不應有空號。

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